Retningslinjer for utleie av kommunale eiendommer

- Reglementet omfatter alle kommunale eiendommer (lokaler/anlegg).

(Skoler, barnehager, fritidsklubber, idretts- og kulturanlegg, institusjoner, ute områder, parkeringsplasser m.m.)

Unntak:

- Nærings- og boligeiendommer som kommunen eier eller leier.

- Eiendommer/lokaler hvor kommunen har inngått drifts- og samarbeidsavtaler med

  andre.

- Arealer som er regulert til offentlig veigrunn.

Det er utarbeidet en egen oversikt over aktuelle utleieobjekter, og hvilke som er unntatt. Denne følger som vedlegg til retningslinjene.

1          Hvem lokaler/anlegg kan leies ut til:

1.1       Utleie kan skje til lovlige åpne frivillige organisasjoner, grupper, institusjoner og til lovlig forretningsmessig virksomhet. Disse må ha et ansvarlig styre eller en leder som er ansvarlig for leien.

            Organisasjoner m.m. som driver sin aktivitet i Grue skal prioriteres. Likeså skal utleie til aktiviteter for barn og unge prioriteres der det er aktuelt.

1                    Inngåelse av leieavtaler

2.1              Eiendommene kan leies ut for maksimum ett år/skoleår av gangen. Søknad må være skriftlig og innenfor eventuelt annonsert tidsfrist der det ønskes fast årlig leie. Ansvarlig leders navn, adresse og telefonnummer må oppgis.

2.2              Alle avtaler om leie skal være skriftlige. Dette gjelder også for enkeltutleie over et kortere tidsrom. Det må konkretiseres hvilke lokaler/anlegg, hvilket utstyr som skal leies ut og tidspunktet for leien. Eventuelle kostnader til leie, tilsyn og renhold, samt ansvar forbundet med leien, som forholdet til brannsikkerhet, rømningsplaner og eventuelle andre sikkerhetsmessige pålegg fra overordnet myndighet må fremgå av avtalen.

2.3              Sikkerhetsrutiner må være dokumentert med underskrift fra ansvarlig leietaker.

2.4              Leietaker og utleier plikter å melde endringer i leieforholdet senest 7 virkedager før endringen skal skje. Dersom leietaker ikke gir beskjed innen fristen må leietaker betale for ubenyttet tid.

3                    Utleietider

3.1              Som hovedregel leies kommunale eiendommer/lokaler ut innenfor vedtatt åpningstid som for tiden er mellom 15.00 og 22.00. Møter/øvinger beregnes ut fra en minstepris for 3 timer med påslag av ytterligere tid.

3.2              Tilrigging og rydding inngår i leietiden.

3.3              For skoler, barnehager, institusjoner og lokaler i rådhuset inngås en egen avtale om utkvittering av nøkkel, tillitsutleie. Hovedprinsippet ved tillitsutleie er åpningstider basert på brukernes behov, men alle lokalene er normalt stengt i skolens ferie og fridager.

4          Utleiesatser

4.1              Leien er gratis i tilviste bygninger og på/i anlegg innenfor vedtatte åpningstider for organisasjoner og lag hjemmehørende i Grue til aktiviteter for barn og unge t.o.m. 18 år og hvor flertallet kommer fra Grue.

4.2              For alle grupper og formål, betales leie etter de til enhver tid gjeldende satser vedtatt for det enkelte anlegg innenfor vedtatt åpningstid. I gitte tilfeller må det betales ekstra for kostnader forbundet med tilsyn/drift og renhold. (forretningsmessige arrangementer, messer, festarrangementer)

4.3              Unntatt for leie er:

4.41     Arrangementer på egne eiendommer iverksatt og drevet av egen enhet.

4.42     Voksenopplæringstiltak etter lov om voksenopplæring. (Lokaler tildeles på

forhånd - etter søknad pr. semester.)

5          Leietakers ansvar

5.1              Leietaker er ansvarlig for at anlegget er ryddig og i samme stand på det tidspunkt det leveres tilbake, som da leietaker overtok det.

5.2              Leietaker kan pålegges ansvaret for tilsyn og renhold. Avgjørelse om dette tas for det enkelte anlegg. Dette skal ev. nedfelles i leieavtalen.

5.3              I prinsippet avtales en ordning der lag/leietaker har tilsynsansvaret. Dette skal i tilfelle være nedfelt i en egen avtale der leietakers ansvar kommer klart fram. (Se pkt.2.2.)

5.4              Leietaker er ansvarlig for ro og orden og for at uvedkommende ikke er til stede på anlegget. Skader på bygninger og utstyr må meldes utleier uoppfordret. Kommunen kan iverksette reparasjoner for leietakers regning. Ved unødig utløsing av brannalarm som medfører varsling til brannvesen, vil leietaker bli belastet med til en hver tid gjeldende satser en unødig utrykning medfører. Pr. 01.01.07 er dette gebyret på kr. 4000,- pr. utrykning

5.5              Leietaker er ansvarlig for egne aktiviteter.

5.6              Enhetsleder, eller den som er bemyndiget, avgjør saker der det oppstår tvil. Ankeinstans er formannskapet.

5.7              Leietaker som ikke overholder retningslinjene, kan nektes utleie.

6          Overnatting

6.1              I lokaler som kan være aktuelle for overnatting, må ordensregler og branninstruks for det enkelte anlegg følges. Den enkelte leietaker må selv sørge for godkjent tilsyn, se brannsikkerhet ved arrangementer etc.                                                                  Brannvesenet må varsles skriftlig av leietaker hver gang overnatting skjer.

7                    Kostnader til vakthold m.m.

7.1              Ved større arrangement som messer, forretningsmessige - og festarrangementer kan leietaker pålegges å dekke ekstra kostnader forbundet med vakthold, tilsyn, renhold og istandsetting. Ordningen skal bygge på en egen avtale i hvert enkelt tilfelle.

8                    Forsikringer

8.1              Kommunen sørger for forsikring av bygninger og utstyr som kommunen eier. Leietaker kan eventuelt bli pålagt å dekke kommunens egenandel. For øvrig må leietaker selv besørge egen forsikring.

9                    Låsesystemer           

9.1              Hvis leietakerne får utdelt nøkkel til anlegg, må de samtidig forplikte seg til å dekke kostnadene til sikring av bygget dersom nøkkelen kommer bort og betale alle kostnader forbundet med nytt låsesystem.

10                Utfyllende regler

10.1     I hver enhet skal det for alle eiendommer utarbeides utfyllende regler med de generelle retningslinjene som utgangspunkt.

Avtale med leietaker

Sikkerhet for brukere ettermiddag og kveld

1. Ved aktiviteter for brukere på ettermiddag og kveldstid skal leietaker alltid utpeke  

    en ansvarlig person dersom han/hun ikke er til stede. Ansvaret omfatter  

    brukerens sikkerhet samt bruk av bygningene etter gjeldende rutiner.

    Leietaker plikter å informere sine medarbeidere slik at det til

    enhver tid er god beredskap og kompetanse i forhold til brukernes sikkerhet.

2. Leietaker informeres om gjeldende rutiner og beredskap for

sikkerhet, personskade m.m.

3. Leietaker plikter å ha nødvendig førstehjelpsutstyr tilgjengelig.

    Plikten gjelder også eventuelt sikkerhets- og verneutstyr for aktuelle aktiviteter.

4. Leietaker gjør seg kjent med og forplikter seg til å følge lokalets/utleiestedets

    rømningsplan ved brann m.m.og eventuelt særlige tiltak for den enkelte aktiviteten.

    Den ansvarlige personen gjøres kjent med bygningens brannvarslingsanlegg

    Den ansvarlige personen har ansvar for varsling til brannvesen, lege, politi m.v.

    dersom det oppstår brann eller skjer ulykker.

5. Ved branntilløp, brannalarm, ulykker m.m. varsles vaktmester snarest 

    mulig.

6. Leietaker underskriver vedlagte skjema for å bekrefte at han / hun   

    er innforstått med forpliktelsene i denne rutinebeskrivelsen

Beredskapsplan personskade, brukere ettermiddag / kveld

1. Den som kommer først til ulykkesstedet

-         ringer 113

-         tilkaller eventuelt assistanse fra andre

-         er sammen med den forulykkede og gir eventuelt førstehjelp

-         skjermer ulykkesstedet for andre brukere

2. Ansvarlig person for aktiviteten varsler pårørende og vurderer

    om brukeren eventuelt skal følges til lege/sjukehus

3. Ansvarlig person for aktiviteten varsler ansvarlig utleier.

4. Ansvarlig person for aktiviteten vurderer hva slags oppfølging vitner til ulykken skal

    tilbys.

5. Ved alvorlige ulykker informerer ansvarlig utleier kommunenes ledelse.

Bekreftelse fra leietaker

Undertegnede bekrefter at han / hun er kjent med de forpliktelser som framkommer av punktene over. Bekreftelsen gjelder:

Lag / organisasjon: ____________________________________________________

Lokale: _______________________________________________________________

Dag / dato: ___________________________________________________________

Tid: _________________________________________________________________

Avtaleperiode: _________________________________________________________

________________ ___________________________________ ____________

      dato / sted                            underskrift ansvarshavende                           tlf.

Utleie med nøkkeladministrasjon, tillitsutleie

Utleie av kommunale lokaler skal inngå avtale om fast og sporadisk utleie av rom/lokaler ved å benytte nøkkeladministrasjon, tillitsutleie

For utleie med nøkkeladministrasjon gjelder følgende regler:

Ø      Leietaker er ansvarlig for og skal kvittere for mottatt nøkkel og nøkkel nr.

Ø      Leietaker som har tilgang til utleide lokaler ved bruk av tillitsutleie har et ansvar for sikker oppbevaring av nøkkel. Ved tap av disse og/eller manglende innlevering innen fristen,      1 uke etter avsluttet kontrakt, blir leietaker belastet med kr. 1.000,- pr. nøkkel ved både fast - og sporadisk utleie.

Ø      Leietaker skal sammen med servicemedarbeider signere egen avtale om bruk av lokalene. Av avtalen fremgår nærmere regler for leieforholdet. I det daglig er servicemedarbeider kontaktperson på bygget ved avvik eller uklarheter.

Det er ikke tillatt å leie ut Grue kommunes lokaler uten at avtale om bruk av lokalene er inngått og signert. Dette er av særlig betydning mht. skader og hendelser som kan oppstå i en utleiesituasjon.

Ordensregler

Kontraktskriver og den enkelte leietaker skal sørge for at:

·        Det må alltid være en voksen som har ansvaret

·        Ved bruk av lokaler får ansvarlig voksen utlevert nøkkel mot kvittering på eget skjema

·        Det er leie-/lånetakerens ansvar at uvedkommende ikke får adgang til lokalet

·        Ryddig og rent etter bruk. Tape, isposer, søppel og lignende må fjernes av leietaker

·        Den ansvarlige voksne har ansvar for lys slukkes og dører/vinduer er låst når lokalet forlates

·        Lokalet skal være forlatt senest 15 minutter etter oppgitt tid

·        Det ikke blir tatt med is, brus, pølse og lignende inn i lokalet. Unntatt er

       arrangementer hvor dette er en naturlig del av leien

·        Det ikke røykes eller nytes rusmidler både inne og utendørs

·        Det er kun tillat å benytte joggesko/innesko. Joggesko som brukes utendørs skal være rengjort. Fottøy med knotter, pigger eller såler som setter merker er ikke tillatt brukt

·        Kun nedbrytbart klister skal benyttes ved trening og kamper

·        Etter bruk skal ansvarlig voksen person sørge for at garderobene forlates ryddig, vannsøl, forsøpling og annen tilgrising skal ikke forekomme. Ansvarlig voksen person skal være den siste som forlater garderobe/lokale

·        Parkering skjer på anviste plasser

·        Unødig opphold og støy i hall/lokaler unngås

·        Utstyr som er brukt settes tilbake på plass

·        Anvisning gitt av kommunens servicemedarbeider blir overholdt

·        Rømningsveier ikke er sperret

·        Lokalene ikke benyttes utenfor tildelt tid

Instruks for overnatting i kommunale lokaler

·        Ved overnatting i klasserom/grupperom etc. skal det være minst 4 m² gulvareal til hver overnattingsgjest. ( normalt vil dette si 12-15 personer i et klasserom)

·        For hvert klasserom etc. skal det være minst 1 voksen leder som overnatter og har kjennskap til branninstruks/rømningsvei og instruks for overnatting.

·        Det skal være våken nattevakt i forbindelse med overnatting. Ved bruk av 2 eller flere klasserom skal nattevakten være stasjonert på eget rom og nattevakten skal gå branninspeksjon minst hver time i tidsrommet mellom kl. 2200 og 0700.

·        Nattevakten skal påse at overnattingsgjester ikke overnatter i nærheten av panelovner, at soveplassen er rømningssikker og ryddig Videre skal nattevakten sørge for at det er ryddig i rommene og sørge for at det er ro i overnattingsområdet.

·        Ved unødige brannalarmer som medfører varsling og/eller utrykning fra brannvesenet vil leietaker bli belastet utgiftene for unødig utrykning.

·        Ved brannalarm/brann skal nattevakten varsle brannvesenet på telefon 110. (Dette gjelder også for bygg som har brannalarm installert.)

REGLEMENT FOR BRUK OG UTLEIE AV

GRUEHALLENS ANLEGG OG LOKALER

Disponering

Gruehallens anlegg og lokaler består av: Utendørsanlegg og baner, idrettshall, styrketreningsrom og garderober.

(Kontor, kiosk og kafeteria disponeres av Grue Il og leies ut av hovedlaget)

·        Idrettsanlegget og lokalene skal disponeres av Grue barne- og ungdomsskoles elever i tidsrommet mandag til fredag 0700-1500 og leies ut primært mandag til fredag i tidsrommet 1500-2200 samt lørdager og søndager etter nærmere avtale.

Uforutsette hendinger som hindrer bruk av anlegget etter inngått kontrakt, er utleier ikke ansvarlig for. Utleiers juridiske ansvar innskrenker seg til det som gjelder for lokalet/anlegget. Utleier tar også forbehold om at trening må vike for arrangementer. Kontraktskriver skal i så fall gis skriftlig varsel 7 dager før den oppsatte treningen/leieforholdet må vike/avlyses.

·        Fast utstyr og materiell som er plassert uinnlåst kan benyttes av brukerne med mindre det er gitt spesielle restriksjoner i bruken.

Idrettsmateriell tilhørende Grue barne- og ungdomsskole skal ikke benyttes, men kan lånes ut mot tillatelse fra skolen.

·        Grue kommune forbeholder seg retten til å stenge anlegget for kortere eller lengre perioder av eventuelle driftsmessige årsaker. Lokalene er normalt stengt på helligdager og i skolens ferier.

Leieforhold

Leietakere:

·        Anlegget leies ut til idrettslag, institusjoner, bedrifter, barnehager/skoler og enkeltpersoner og kan benyttes til ulike formål som trening, kamper, stevner, kurs, seminarer, messer, arrangementer, konserter etc. Leieobjektene skal primært tilbys organisasjoner og virksomheter som ønsker å benytte dem til idrettslige aktiviteter i form av trening, kamper, kurs og samlinger og der virksomhetene har tilhørighet i Grue kommune. Bruk av lokalene til andre formål enn idrettslige aktiviteter er bare aktuelt etter spesielle søknad og vurdering.

Leietider:

·        Gruehallens idrettsanlegg og lokaler leies ut til leietakere primært i tiden mandag til fredag 1500-2200, samt lørdag og søndag etter nærmere avtale

·        Utleie i tiden 0700-1500 på hverdager kan være aktuelt dersom det er ledig kapasitet og så lenge leievirksomheten ikke er til hinder for Grue barne- og ungdomsskoles ordinære undervisning.

·        Tilrigging og rydding inngår i leietiden

Søknad om leie og søknadsfrister:

Års -/sesongavtaler:

·        Søknad om leie må sendes Grue kommune sitt servicekontor innen 1.juni for leie i perioden 01.08 – 30.06. Det tildeles da treningstid for faste treningsdager kommende høst/vår. Leietaker vil motta brev fra Grue kommune innen 1.juli.

Sporadisk leieforhold:

·        Avtaler om dette kan inngås uten søknadsfrist hele året, men vil ikke bli bekreftet før leietakere som søker om års -/sesongavtaler har fått tildelt leietid.

Avbestillinger:

·        Siste frist for avbestilling av hele eller deler av avtalen er 7 dager før første leiedato.

·        Overtredelse av sikkerhets- og ordensregler i dette reglement vil etter en skrifteligadvarselmedføre oppsigelse av avtalen med umiddelbarvirkning. Ved særlig grov overtredelse vil leieavtalen kunne sies opp uten advarsel.

Leiepriser:

Se egen prisliste

Grue kommune forbeholder seg retten til å øke leiesatsene i takt med økte driftsutgifter. Melding om slik økning skal gis minst tre måneder på forhånd.

Refusjon av leie:

·        Leie refunderes ikke ved forringet treningsmulighet som skyldes værforbehold eller av andre årsaker som Grue kommune ikke er skyld i.

·        Grue kommune står ikke økonomisk ansvarlig for andre kostnader som leietaker måtte ha på grunn av forringet treningsmulighet eller dersom leietaker av andre grunner ikke har kunnet benytte leide lokaler eller anlegg som forutsatt.

Ansvars- og sikkerhetsforhold

Ansvarsforhold:

·        Grue kommune er ikke økonomisk ansvarlig for ulykker eller skader på personer, med mindre skadeårsaken utvilsomt skyldes feil eller mangler på lokaler, anlegg eller utstyr.

·        Bruker er ansvarlig for at aktivitetene skjer på en trygg og sikker måte, og for oppsyn med disse aktivitetene. Grue kommune vil derfor ikke kunne holdes ansvarlig for skader eller ulykker som skjer på bakgrunn av feil utførelse, manglende opplæring, kontroll og/eller oppsyn med aktiviteten.

·        Grue kommune er ikke økonomisk ansvarlig for tyveri eller skader på utstyr, personlige effekter og verdisaker som leietaker medbringer.

·        Eventuelt gjenglemt utstyr vil bli oppbevart i hallen

Sikkerhetsregler:

·        All trenings- og utleievirksomhet skal foregå i organiserte grupper på minst to personer med en ansvarlig leder(lærer, instruktør, trener og lignende) som har tilfredsstillende kvalifikasjoner i førstehjelp.

·        Ansvarlig leder skal være på plass i god tid før gruppen begynner, ha full kontroll med aktiviteten og påse at sikkerhetsreglene følges av gruppen. Denne skal også påse at leid lokale eller anlegg forlates i forskriftsmessig stand og at lånt materiell er satt på plass.

·        Leietakere skal alltid ha til stede en ansvarlig person med kompetanse innen førstehjelp, og har ansvar for å medbringe nødvendig førstehjelputstyr. Ansvarlig leder har ansvar for å orientere gruppens medlemmer om nærmeste varslingsmulighet og kunne framgangsmåten for nødhjelp og varsling.

·        Ansvarlig leder plikter å kontrollere at utstyr og materiell som skal brukes er i forskriftsmessig stand før det tas i bruk. Vedkommende har videre ansvar for å sette seg inn i gjeldene sikkerhetsbestemmelser som regulere den aktivitet som uthøves og påse at aktiviteten uthøves i tråd med disse bestemmelser og på en slik måte at risiko for skader og ulykker minimaliseres.

Regler for overnatting:

·        Ved overnatting i idrettshall skal brann- og rømningsinstruks for overnatting følges, se vedlegg.

Varslingsrutine ved arrangement:

·         Ved større arrangement, messer, konserter og festivaler skal nabo til arrangementstedet, brannvesen og politi varsles av arrangøren.( se politivedtektene for Grue).

Kontroll – Bortvising

Kontroll – Bortvising:

·        Grue kommunens personell skal påse at gjeldende bruks- og ordensregler blir overholdt

·        Brukere som overtrer gjeldende bruks- og ordensregler, viser usømmelig adferd eller på annen måte er til sjenanse for skolens personell eller andre brukere, kan vises bort fra anlegget. Grue kommune avgjør for hvilket tidsrom bortvisingen i tilfelle skal gjøres gjeldende.

Sentralbord: 62 94 20 00

post@grue.kommune.no

Brannsikkerhet ved arrangementer, messer, konserter og festivaler

Den som er ansvarlig for festivaler og andre store arrangementer, skal i god tid i forveien melde fra til brannvesenet i kommunen, Glåmdalen brannvesen IKS.

I Grue er det etter hvert flere områder (bl.a. idrettshaller og baner) som benyttes til denne type arrangementer. Merk at dette også gjelder arrangementer som arrangeres utendørs, jfr. 1. avsnitt i relatert dokument.
Brannsikkerhet ved festivaler. Meldeplikt til brannvesenet i kommunen. Den som er ansvarlig for festivaler og andre store arrangementer, skal i god tid i forveien melde fra til brannvesenet i kommunen. Det gjelder dersom arrangementet avholdes i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til slike formål (Brann- og eksplosjonsvemloven av 2002, § 7)
 
I forbindelse med meldingen må det foreligge dokumentasjon som viser hvordan sikkerheten ivaretas, deriblant:
 

·         Tidspunkt og tema for arrangementet, størrelse, stedsangivelse m.v.

·         Risikoanalyse: Kartlegging av hva som kan gå galt, hvordan dette skal hindres fra å skje og hvilke sikkerhetstiltak som er planlagt for å redusere konsekvensene dersom noe galt skjer.

·         Beskrivelse av bygningens utforming og tilhørende installasjoner eller utstyr, slik som alarm-/lydanlegg, slokkeutstyr og rømningsskilt/belysning.

·         Beskrivelse av innredningens og utstyrets brennbarhet, brannfarlig virksomhet samt bygningskonstruksjonenes brannmotstand og evne til å motstå sammenstyrtning.

·         Beskrivelse av rømningsveiene (beliggenhet, antall, adkomst, bredde osv) sett i forhold til beregnet persontall og tilgjengelig rømningstid. Persontall bør eventuelt fastsettes etter særskilt analyse av kvalifisert brannrådgiver

·         Prosedyrer for evakuering

·         Oversikt over sikkerhetspersonell: Antall, rutiner og ansvar. Gjennomført opplæring/øvelse osv.

·         Tilrettelegging for redningspersonellets adkomst til og i byggverk/område

Brannvesenet kan kreve de opplysninger som er nødvendige for å vurdere faren for brann. Det kan også fastsettes nødvendige brannsikringstiltak og begrensninger, herunder krav til
ansvarshavende arrangør.
Den enkelte kommune kan ha gitt lokale forskrifter om meldeplikten.
Melding bør sendes i god tid før arrangementet, bla. fordi noen saker kan falle inn underplan- og bygningslovens bestemmelser. Dette gjelder spesielt der bygningssikkerheten
ikke er tilstrekkelig dokumentert, og/eller forutsetningene for bruk av bygning blir vesentlig endret som følge av arrangementet.